【１】ＯＦＰコンサルタントの「院外事務長サービス」とは…？

中小企業でも社長の右腕となる人材が在籍し、社員・パートの勤怠管理や経理・人事・総務などの経営管理を担っています。
ところが、診療所では院長（社長）が、従業員の勤怠管理から各種支払・入金などの経理や入退職の手続き・届出を診療の合間に自身で行わなければなりません。
また、経営方針の相談をしようにも“医療の現場を理解している相談相手がいなく一人で考えざるをえない”と思います。
常勤の事務長を雇うまでもないが、月に数回サポートしてくれる事務長代行を必要とされている院長は、お問い合わせください。

給与・経理・労務管理業務

・給与計算及び支払い手続き業務
・人事考課（昇給、賞与査定）
・スタッフ募集及び面接、採用サポート（雇用契約書・労働条件通知書作成含む）
・入退職に関する各種届出及び手続き
・スタッフの勤怠管理及び指導・定期面談
・窓口現金、未収金、自費（カード決済含む）管理
・就業規則・各種規定の作成・変更・届出
・３６協定、有給に係る労使協定書作成・変更・届出

経営サポート業務≫

・税理士との連携による財務会計のアドバイス
・領収書、請求書のファイリングと会計事務所への送付
・資金繰り（キャッシュフロー）の表作成と推移
・ホームページの管理（簡単なページ修正含む）
・取引業者との商談及び交渉
・各種契約書、重要書類の作成及び管理
・各行政機関への提出書類作成
・金融機関との折衝業務
・加入保険の管理及び見直し
・経営の根幹となる「集患・増患」の施策立案ならびに実行

サポート対象地域

・札幌市内、石狩市、岩見沢市、江別市、千歳市、恵庭市、（その他の地域は応相談）

料　金　※消費税別途。一回当たりの訪問時間は４時間

よくある質問

Q：どの程度の頻度で訪問してくれますか…？　訪問時間は…？
A：月１回から月４回の訪問となります。訪問日に上記のサービスを提供させて頂きます。一度の訪問は４時間となります。

Q：いきなり長期間の顧問契約は不安があるのですが…？
A：無料相談の際に何なりとご相談下さい。「院外事務長サービス」の一部を一定期間、体験して頂くサービスもございます。

Q：スタッフとの労働問題でもアドバイスを頂けますか…？
A：もちろん相談にのれます。月１回から月４回の訪問の際でも結構ですし、緊急性が高い場合はお電話やｗｅｂ会議システムを活用しての相談も行っておりますのでご活用下さい。

「院外事務長サービス」のご案内

煩わしいスタッフマネジメントは外部のプロに任せて院長は思う存分医療に専念を…！！
院長の診療所ではこんなお悩みはありませんか…？

・スタッフの募集をかけてもなかなか集まらない…
・スタッフがなかなか定着してくれない…
・常にスタッフの退職が不安で、理想の医院作りに支障が出ている…
・何となく院内の雰囲気がギスギスしている。
・院内のコミュニケーションがもっと活発にならないだろうか…？
・笑顔が溢れる職場にしたい…！
・院長にスタッフマネジメントを任されているが、戸惑うことばかりで、うまくチームをまとめられない…
・出来れば外部のプロにサポートをして欲しい…！
・個人プレーではなく、チームとして仕事に取り組み、もっと効率よく働いて貰えないだろうか…？
そうすることによって、時短も促進され、患者さんにもより良い医療を提供できるのに…
・もっとスタッフとコミュニケーションを取らないといけないとは分かっているが、忙しくてどうしても時間が取れない。
大切な事だと分かってはいるが後回しになってしまって
・出来れば煩わしいスタッフマネジメントや院内コミュニケーション促進などは、外部のプロに任せて、自分は本業である医療に専念したい！！

そんなお悩みをお持ちの皆さまへ　「院外事務長サービス」のご案内

「院外事務長サービス」に付帯される“特別メニュー”

診療所の様々な悩みに合わせた研修サービス

「スタッフ間のコミュニケーションを活性化したい」「作業効率・スピードアップを図りたい」「スタッフにも経営者意識を持って、採算意識を高めて欲しい」こういったお悩みを解決する様々な研修を準備しております。

「うちのスタッフがこんなに笑いながら研修に取り組む姿を初めて見た！！」とある院長夫人が驚いた研修を体験して下さい！！

院内コミュニケーションを高めるスタッフミーティングの進行役代行サービス

「院内コミュニケーション」を高めるために欠かせないのがスタッフミーティング。
しかし、多くの医院のミーティングを見ると単なる業務連絡だけのミーティングになっています。もったいない…
しっかりと成果の出る、参加して楽しいミーティングを実現します。

スタッフ面談代行サービス

個別面談を行う診療所は多いようですが、なかなかスタッフさんの本音を引き出せない面談が多いようです。
スタッフさんの成長と働きがいのある職場実現のためには欠かせないスタッフ面談を代行いたします。

【２】多くの診療所に存在する「組織的な問題」

日本全国に約10万軒ある診療所の99%以上は、院長以外に診療所経営を担う「事務長」と呼ばれるスタッフを設置していません。事務長と聞くと、総合病院や大学病院で総務の仕事を取りまとめているスタッフ、といったイメージがありますが、診療所における事務長とは“院長と共に診療所の経営を行うスタッフ”のことを指します。

医師は医学部へ入学してから研修医を経て、大学病院や市中病院で勤務し「いつかは開業したい」と考える割合が少なからず一定数あります。しかし、そのときに事務長と呼ばれる診療所経営をサポートするスタッフのことは、毛頭考えていないのが現状であり、それが当たり前なのです。事務長の必要性を、開業前から気付いている院長は、ほとんどいません。

大きな夢を見て開業されている院長には、開業後、軌道に乗っている診療所がより継続して成長し、スピード感を持って新しい取り組みを実行していくために、ぜひ「診療所の事務長」の設置をオススメしたいと思います。では、これから診療所の事務長について詳しくお伝えしていきましょう。

院長は経営者としてあらゆる業務への対応が求められる

勤務医から開業医、経営者となった医師は、主に診療（医療）についてはプロフェッショナルです。
しかし、診療所の経営は、採用面接やスタッフ面談などの人間関係構築からトラブルや業者対応まで、診療以外にも行わなければならないことがたくさんあります。
にもかかわらず、勤務医時代にこれらのことを学ぶ機会はほぼありません。それでも日々目の前で起こることを対処していかなければ、診療所を継続して運営していけないのです。

開業したばかりの頃は、院長と数名のスタッフでスタートします。そこから次第に患者さんやスタッフが増えていく中で、院長は“人間関係の問題”や“診療所または院長に対する不満”など、すべての意見や相談を受けることになります。院長は朝の準備から始まり、午前の診察後の“業者面談”やスタッフとの定期ミーティング、さらには、診療終了後の事務業務やセミナーへの参加など、すべての業務を一人で対応しなければなりません。

・「先生、パソコンが動かなくなったのですがどうしたらいいですか…」
・「先生、勤怠のことなのですが残業代が入っていません…」
・「先生、なぜこの仕事をしなければならないのですか…」
・「先生、患者さんがクレームを言っています…」
・「先生、仕事を辞めたいです…」

一日トイレに行く時間もなく、外来の診察を終えた後でスタッフからこんな相談をされたらどうでしょうか…？
しかし、これらは現実に開業医の先生が常に言われていることなのです。

“立ち位置の差”が考えのギャップを生む

院長はドクターとして非常にスキルが高い方が多く、院長兼事務長として活躍されている場合が多いでしょう。だからこそ、院長とスタッフの間には大きなギャップがあります。プレイングマネージャーとして何でも一人でできてしまうために、すべて抱え込んでしまい、かえって物事が進まなくなるのです。

院長は、医療にかかわることなら、これまでの知識や経験から答えを出すことが得意なのに、人事（人間関係）やお金のこと（融資）、「集患・増患」（マーケティング）などになると、初めてのことばかりで答えの引き出しを持っていないのです。だからといって、看護師などの院内スタッフに相談することは難しく、また、開業すると横のつながりがなくなるため、他の診療所の院長に聞くこともできません。
もちろん、そんな時間さえなかなか取れない院長もいるでしょう。

院長としては「スタッフ自身で考えて解決してほしい…」と願っているかもしれませんが、スタッフはそこまで責任を感じていない場合が多く、院長を頼っています。
これは「立場が違うから見え方が違う…」のであり、どちらに非があるわけではありません。