【１】非常勤院外幹部採用のススメ

ＯＦＰコンサルタントの大山隆男です。
弊社は、「内科診療所の医業経営」をサポートしている会社です。
これまで多くの院長の相談を受け、問題解決のお手伝いをしてきました。その経験からわかったこと。
それは、開業された内科診療所の院長が信頼できる相談相手がいないために、日々悩んだり、困ったりしている方が大勢いらっしゃるということです。
だからこそ、困っていらっしゃる院長のお手伝いをすることに大きな意義を感じて、この仕事をしています。

開業された内科診療所院長の抱える悩みの原因とは…：

診療所を開院すると、日々の診療だけでなく、次のような業務をしていくことになります。

また、医業経営のみでなく、院長のご家族のライフプランを含めた人生計画や必要資金の確保、リスク管理、相続対策様々なことを考え、行動することが必要になります。これらすべてを「経営」といいます。自分で開院するということは、複数のスタッフを抱えた「診療所」という組織の経営を一人で行うということです。どんなに優秀なドクターでも、初めての経営をいきなりやっても上手くいくはずはありません。そんな時、会計・税務は税理士に相談し、人事関係は社会保険労務士、広報はマーケティング会社へ…とそれぞれの専門家にその都度頼っていると思います。そして、専門家に相談すれば「医業経営」や「人生設計」などを総合的に考えてくれて、院長にとって適切なアドバイスをしてくれるのではないかと期待されたのではないでしょうか…。
しかし、その様な専門家はなかなかいません。何故ならば、専門家（スペシャリスト）は、特定の分野についてとても深い知識を持っていますが、他のことについては殆ど知らないことが多いからです。
だからこそ専門家（スペシャリスト）と呼ばれています。

一方、ゼネラリスト（保有している知識や技術、スキルが広範囲にわたる人）は、スペシャリストに比べて特定の分野の知識は深くはありませんが、院長の目の前にある様々な選択肢の中から選ぶべき最良の道や、院長が望むことを実現するためにはどんなスペシャリストがよいかを提案してくれます。医業経営を行う中で、経験したことがない、知らないことを判断し、行動することで生じる困惑、心配、ストレスといったことを解消するために、ゼネラリストの力を借りることが有効です。

院長は、医学部時代には“医学の勉強”を朝から晩までしています。また、勤務医時代も、朝から晩まで医療に携わっています。その間、経営や財務などについて勉強や経験をすることは殆どありません。その様な勤務医が開院するということは、ビジネスを経験したことがない人がいきなり会社を設立して複数の社員を抱える会社の社長になることと同じことです。

こんな事は、一般のビジネスの世界ではあり得ませんが、医療の世界では不思議なことに今も行われています。
その結果、診療所を開院してもわからないことや解決できないこと、問題が山積みになり、不安やストレス等がどんどん蓄積されていきます。そして、「現状がどうなっているのか分からない、課題が何か分からない、何がわからないのか分からない…」と悩んだり、困ったりしている院長が大勢生まれているのです。そんな状態でも、日々の診療はしていかなければいけない訳ですから、想像するだけで相当なストレスになりそうです。
院長にも心当たりありませんか…？

簡単なのに意外と知られていない解決方法とは…：

つまり、院長に必要なのは、経営学の知識でもなく、複数の専門家でもなく、経営に関する全ての事に加えライフプランも含めて相談できる、「信頼できるたった一人の存在」です。
私（大山）は、いわば、経営参謀。“院外経営幹部”として、院長が分からないことや課題を早くクリアして、不安やストレスを無くし、医療に専念できる環境づくりのお手伝いをしています。院長自身が精神的にも肉体的にもよい状態であることは、大変重要です。

その様な状態であれば精神的に余裕が生まれ、患者さんは勿論、スタッフにも気が行き届きよい雰囲気の診療所になります。患者さんが求めているのは、「雰囲気の良い診療所…」ですから、経営にも良い影響を与えます。この様なサイクルを作り、「良い診療所づくりのお手伝い…」をすることが私の役割です。

どうして「院外経営幹部」が必要なのか…？：

初めての診療所経営は、例えると、登山初心者がいきなり困難な山に登るようなものです。初めて上る山に知識や経験、準備もなく一人で登るのは大変危険です。医業経営という山登りの専門家である私（大山）なら、院長と一緒に山に登ることができます。「この先にどんな危険が待ち受けているか…」予見しながら進んでいくことができます。

院長やスタッフのキャラクターや能力、診療科目や環境など、診療所の状況は一つ一つ違います。
しかし、私（大山）は「どのタイミングでどんなトラブルが起こるのか…、そのためにどういった対策を打てば未然に防げるか…」を、過去の経験から知っています。また、リスクに繋がるような考えは指摘し、正しい判断基準を提案することもできます。院長の悩みや不安を聞くと、ビジネスを経験した人間からすれば、すぐに解決できることが沢山あります。誤った考えや判断のもとに行動してしまい大変な状況になってしまうケースも沢山あります。時には経営の根幹を大きく揺るがすことにもなりかねません。実際には不要だったにもかかわらず、すすめられるままにリース契約をしてしまった高額な医療機器や、買わなければよかったと後悔している不動産や高級車などはありませんか…？
心に余裕がない状態で、重要な判断を一人で行うことは大変危険です。客観的に判断する視点がとても大事なのですが、渦中にいるとわからないものなのです。よって、院長が一人で経営するよりも、外部から第三者の冷静な視点でアドバイスができる人がいると、医業経営も院長のライフプランも上手くいくようになります。

私（大山）は「院外経営幹部」として、毎月１～２度の定期経営会議を行い、その中で医業経営をいかにうまくすすめるかを一緒に考え、行動をサポートしていきます。院内のスタッフや取引先の方などは、院長にとって耳の痛いことをなかなか本音で伝えてはくれません。その点、私（大山）は、気になることや間違っている事は、率直にはっきりお伝えします。
人は、自分のことはよく解らないものです。他人に言われて初めて気付くことも多々あります。また、人は一人ではなかなか行動に移せません。外部に、その行動を促せる人がいることは大変重要です。
ここまでのレポートで「院外経営幹部」という新しい考え方があることをご理解いただけたかと思います。

実は怖い…！　診療所で事務長を雇うメリット３つと失敗しない導入方法

開業し、経営が軌道に乗った先生は、「経営者、管理者、医師」という３役をこなす必要が出てきます。
開業当初は慣れない仕事に多忙で、経営に余裕もないかと思います。しかし、開業後、固定の患者さんも付いてくると、経営は安定してきます。少し心にも余裕ができ、開業当初に考えていた、自分の理想としている医療を実現したいという思いも芽生えているのではないでしょうか…？
そんなとき、経営・管理者としてのサポートを任せることができる、“事務長”という存在が大きな役割を果たしてくれます。
「事務長制を聞いたことはあるけれど、何がメリットなのだろう…？」
「どんな役割をしてくれるのだろう…？」
と疑問に思うかもしれません。そこでここでは、事務長制におけるメリット３つと、実際に導入しうまく機能させるためのポイントについて説明します。

事務長制におけるメリット３つ

「事務長制にメリットがある…」と言われても、人件費がかかるために、導入するのをためらってしまうという院長は多いのではないでしょうか。いくら経営や管理、マネジメントを任せることができる人を雇ったとしても、人を雇うと、人件費がかかってしまいます。

診療に専念する時間を作れる…

「いつかやろう…」と思ってとりあえず置いておいた…。
机の上に山積みになってしまっている仕事は、院長にはありませんか…？
診療所内の「調整事や事務作業」も溜まっていく一方です。管理上の手続きや人事関連の書類整理、行政関連の仕事、事務作業など、その様な溜まった仕事をまずは「事務長」にお任せしてしまえばいいのです。他にも、月次の経営データの集計や分析、税理士への提出書類、スタッフの入退職時の手続きなど、院長の業務を事務長に移行することで、院長の負担が減り、医療に専念することができるようになります。

院長とスタッフの橋渡しになれる

経営側の院長には話しづらいことも、事務長になら話すことができるというスタッフは多いと言われています。
事務長を通して診療所内の様々な情報を知ることができ、スタッフへの対応も先回りして行うことが可能になります。つまり、“スタッフの診療所に対する不満軽減につながる”のです。また、院長の意見を第三者の事務長からスタッフに伝えてもらうことで、スタッフ自身の成長にもつながります。院長とスタッフは、毎日顔を合わせて仕事をしているため、意見を感情的にぶつけてしまうこともあると思いますが、そんなときに事務長がいると、第三者として院長の声をスタッフに客観的な立場から伝えてくれます。
“院長から伝えづらいことを代わりに伝えてもらう…”など、面談の際にクッションとして入ってもらうこともできます。そうすることで、スタッフとのコミュニケーションが円滑となり、気持ちの良い診療所を作ることができます。このように事務面だけでなく人間関係のサポート役を担ってくれることもあります。

非常勤事務長制をとることもできる

“人件費を抑える対応策”として、“非常勤事務長制”があります。非常勤ではあっても、院長の激務から経営・管理者の部分をサポートしてくれるので、かなり時間に余裕は生まれます。仕事量との兼ね合いもありますが、２週に１回ほどの割合で労務管理業務を中心に受け持ってもらうのです。この「非常勤事務長制」なら人件費を最小限に抑えることができます。事務長制を導入することで、今まで院長の時間を圧迫していた大量の事務作業の委託が可能になり、医療に専念する時間を増やすことができます。
人件費がかかることがネックにはなりますが、その分最も貴重な“時間”を手に入れることができます。
「でも導入したとしても、うまく事務長制を機能させることなんてできるのだろうか…？」
と思うかと存じます。新しい制度を導入することは不安がつきものです。
そこで、次に「事務長制をうまく機能させるポイント」について解説します。

失敗しない「事務長制導入方法」

新たに「事務長制」を導入し、採用したとしても、上手く機能せずにすぐに辞めてしまったり、院内で孤立してしまっては、もったいないばかりか診療所の空気も悪くなってしまいます。事務長は、院長の経営面のサポートや、その他、“診療所内での人事マネジメント”なども行ってくれるので、院長の時間を捻出する大きな役割を担っています。そんな“事務長”に、院内スタッフと馴染んでもらい、気持ちよく仕事をこなしてもらうための、事務長制をうまく機能させる方法について説明します。

事務長の業務範囲を明確化する

事務長は、診療所の運営マネージャーでもあるため、業務範囲が多岐にわたります。
事務長は、どんな業務をどこまでやる人なのかということを明確にし、周りのスタッフに共有しておかないと、「あの人は何をする人なんだろう…？」とスタッフの間で疑問が出てしまいます。
すると、スタッフは、事務長の役割がわからず、事務長の必要性を感じなくなり、「事務長は必要ない人なのではないか…」と思うようになってしまうのです。
これでは、院内の雰囲気も悪くなり、事務長も居づらくなってしまいます。
この状態を回避するために、事務長には明確に業務を伝えることが必要となります。
札幌市内のとある診療所では、事務長制を導入したものの、なかなかスタッフと事務長が馴染めなかったため、
“事務長の業務範囲を明確にする”ことを行ったところ、スタッフと馴染むことができ、すぐに改善しました。
「事務長には、財務管理をお願いします…」
「経理業務をお願いします…」
「事務長には、待合室の患者様対応をお願いします…」
「患者様の送迎対応をお願いします…」
「事務長には、院内スタッフとの院内改善活動活性化のための窓口になってください…」
というように、具体的に指示を出すことが大切です。

事務長のポジション取りを考える

“事務長制導入失敗の理由”で多いのは、「院内スタッフに事務長という立場を軽視させてしまったこと…」があります。事務長に対して雑務を多く押し付けてしまい、管理職の仕事を任せないという状態になると、「この人は雑務を押し付けても良い人なのかな…」と周りのスタッフが思い込んでしまう傾向にあります。
看護師や、医療事務・受付担当は、働いた分が診療報酬で評価され、診療所の収入に直接反映されますが、事務長の仕事は直接的には反映されないため、事務長を軽視し、このようなことが起こってしまいます。
そこでお勧めしたい方法が、「事務長のポジション取り…」です。
何をするのかというと、「事務長がいるおかげでスムーズに業務ができる…」という意識をスタッフ全員に浸透させます。具体的には、“スタッフの前で事務長を叱らなかったり”、“事務長に何か言いたいことがあるときは１対１で伝えるようにしたりする”ことが重要です。
そのような細かな配慮から、事務長に対するスタッフの意識が変わっていきます。ある診療所では、事務長制を導入するにあたり、下記のような対応をして、事務長のポジショニングを高めることに成功しています。

・院長の考えは事務長が代弁して伝える
・スタッフの相談相手を事務長にする
・スタッフの前で事務長に注意しない
・面接のときに、事務長に同席してもらう
・事務長の意見も取り入れたスタッフ評価をつける

この様な対応を心がけることで、スタッフが事務長を「なくてはならない存在」と認識することを助け、事務長制導入に成功しました。ここまで、事務長制におけるメリット３つと、事務長制をうまく導入する方法について説明しました。

・院長の医療に掛ける時間が増える
・診療所とスタッフの橋渡しとなってもらえる
・導入する際は、事務長のポジションを考えた対応を心がける

事務長制をとることで、院長の大幅な時間を捻出することができ、理想の医療の実現に近づけることができます。
事務長は、決して事務だけを行うのではなく、「診療所経営」や「マネジメント」も行うことのできる重要なポジションです。ぜひ、事務長制をうまく機能させ、院長が診療に専念できる環境を作り、診療所の収入につなげていただければ幸いです。